Introduzione

Tutte le imprese, anche quelle piccole e medio-piccole, adottano ormai sistemi contabili informatizzati  che consentono di organizzare le informazioni di base, da un lato per il corretto trattamento dei fenomeni amministrativi secondo le prescrizioni di legge e dall’altro per avere le necessarie informazioni sugli andamenti della gestione.

E’ quindi possibile disporre con una certa facilità di una ampia gamma di informazioni circa (ad esempio) :

• La situazione degli incassi attesi dai clienti e/o dei pagamenti ai fornitori
  La posizione finanziaria (i debiti verso le banche)
• Il volume d’affari sviluppato ad un certo istante
• Le situazioni contabili di periodo (il “bilancino mensile o trimestrale”)

Questi elementi sono utilizzati dagli uffici amministrativi anche quotidianamente per la gestione operativa e periodicamente forniti alla Direzione come reportistica di andamento dell’Azienda. 

Molto frequentemente accade che nella preparazione dei report di andamento le informazioni date (e quindi disponibili a chi “governa”) siano:

• Troppo disaggregate e quindi con una bassa efficacia (la struttura del piano dei conti si esprime con un’impostazione molto vincolata alle necessità civilistiche e fiscali piuttosto che ad un’informativa di sintesi)
• Carenti nell’informativa circa risultati intermedi (margini su diversi livelli) del
• Conto Economico gestionale
• Elaborate su supporti (es. Excel) che rendono difficoltoso risalire alle imputazioni di rettifica per competenza 
• Carenti nell’esposizione e nell’analisi dei dati Patrimoniali oltre che di quelli Economici
• Carenti dei riferimenti a dati “storicizzati” (confronti con periodi precedenti, con esercizi precedenti)
• Mancanti di confronti con dati omogenei di budget e difficilmente utilizzabili per la riformulazione di previsioni attendibili.

L’analisi di bilancio e quindi la rendicontazione periodica per essere efficace deve permettere:

• L’aggregazione dei saldi contabili in voci di riclassificazione con un livello di sintesi appropriato
• Il confronto fra periodi doversi nel tempo per comprendere l’evoluzione dei fenomeni nel tempo
• Storicizzare le elaborazioni e le analisi in un unico ambiente di lavoro
• Inserire elementi di budget per poter attivare significative analisi ed un primo livello di controllo di gestione
• Realizzazione di scenari simulativi in funzione di ipotesi diverse (previsioni a finire, forecast ..)

La soluzione di Pragmos

Nasce dall’esperienza maturata dai nostri consulenti per disporre di un “tool”dedicato all’elaborazione di bilanci riclassificati e di Reportistica per il controllo di gestione.

Con Win Data Analisys si realizzano con semplicità le elaborazioni necessarie integrando con facilità i dati contabili provenienti dai sistemi gestionali (ERP) in dotazione all’azienda.

Acquisizione e memorizzazione saldi contabili di periodo

La fase di acquisizione dei saldi contabili di periodo dal bilancio di verifica è realizzata con una semplice importazione di file generati dal sistema informativo aziendale, L’operazione di importazione  è attivata con una specifica funzionalità e sono già predefiniti tracciati da / verso Excel 

Definizione di schemi di bilancio riclassificato

Il sistema di riclassificazione prevede:

• il collegamento integrato con i dati contabili gestionali   elaborati periodicamente, storicizzati e la verifica delle  quadrature
• l’assegnazione delle voci di riferimento ai soli sottoconti di nuova istituzione (per ogni schema di bilancio)

Rettifiche extra – contabili

Con una modalità simile alla prima nota contabile, si inseriscono rettifiche extracontabili con riferimento alla situazione di periodo. Le operazioni di rettifica extra – contabile sono storicizzate con una funzione di richiamo e copia su periodi successivi

Gestione degli indici di bilancio (KPI) 

Tutti gli elementi (voci) definiti negli schemi di riclassificazione  possono essere messi in relazione fra di loro (aritmeticamente) per poter calcolare, per ciascun periodo, quozienti o dati aggregati di particolare interesse. La costruzione degli indici avviene all’interno del sistema definendone la “formula” che verrà utilizzata per il calcolo (numeratore e denominatore dei quozienti, anche formati da somme (o sottrazioni) di singoli elementi degli schemi.

Controllo di gestione

Una specifica funzionalità consente di inserire dati di budget, mensilizzati in modo parametrico. I dati di budget possono essere allineati e revisionati in funzione dei preconsuntivi con una serie di automatismi e parametri, in modo da generare nuove previsioni e dati di forecast.

Reportistica

Conto Economico e Stato Patrimoniale riclassificati, con possibilità di confronto fra periodi diversi nonché fra consuntivo e budget di periodo

Un caso concreto

L’AZIENDA

Di dimensioni medie, opera nel settore dei prodotti e servizi che utilizzano sistemi satellitari per la sicurezza.

LE ESIGENZE

Mandato ricevuto dalla direzione amministrativa e finanziaria per la raccolta dei dati di bilancio di diverse società del gruppo, i cui consuntivi contabili erano gestiti da diversi sistemi. L’elaborazione dei bilanci di periodo era effettuata riportando manualmente su fogli di Excel i saldi contabili, procedendo successivamente all’imputazione, sempre in modo manuale, delle rettifiche per competenza ed all’elaborazione di aggregati sui quali erano elaborate le rettifiche di consolidamento dei conti. Oltre all’esigenza di automatizzare il sistema, si manifestava la necessità di realizzare in modo univoco gli elaborati e di storicizzare i dati in un unico ambiente, accessibile da diversi utenti della Direzione aziendale.

Inoltre per alcune “legal entities” si dovevano formalizzare i bilanci nella forma tradizionale civilistica, mentre per altre e per il consolidato gli stessi si rappresentavano nelle forme previste dalle direttive IAS / IFRS.

OBIETTIVI CONCORDATI

Realizzare un sistema di elaborazione dei bilanci di verifica periodici che acquisisse i dati direttamente dal sistema gestionale principale in uso ad alcune aziende e da altri elaborati (Excel) per quelle gestite esternamente.
Tutti i piani dei conti dovevano potersi  ricondurre a schemi di riclassificazione definiti per la rappresentazione dei bilanci nelle forme previste; si doveva inoltre disporre di un sistema per l’inserimento di rettifiche extracontabili di competenza e della storicizzazione dei dati in capo a ciascuna azienda per operare confronti temporali con periodi precedenti. Era richiesta infine l’elaborazione di KPI (indici di bilancio) allo scopo di soddisfare le richieste legate ad una prevista quotazione in Borsa dell’azienda capogruppo.

IL TEAM DI LAVORO

2 partner: uno per l’area informatica e l’altro per l’area controllo di gestione

2 consulenti, 1 esperto di prodotto e l’altro esperto nell’analisi di bilancio

I consulenti hanno operato in stretta collaborazione con la Direzione Amministrativa e gli operatori dell’ufficio contabilità, oltre che con la società incaricata della preparazione dei file per la  richiesta di quotazione.

RISULTATI OTTENUTI

Il primo risultato è stato quello di poter abbandonare l’utilizzo di fogli Excel che non garantivano la necessaria correttezza delle elaborazioni, la ricostruzione dei diversi passaggi e la necessità di operare manualmente sui dati, con il rischio di errori materiali e imprecisioni.

CON L’UTILIZZO DI WIN DATA ANALYSIS SONO STATI REALIZZATI 

• I collegamenti con i Database gestionali per l’acquisizione dei bilanci di verifica
• I molteplici schemi di riclassificazione  di bilancio comuni a tutte le aziende, nelle forme richieste
• L’indirizzamento delle voci conti contabili di ciascun  piano dei conti agli schemi definiti
• L’individuazione di conti infragruppo sui quali  vengono automaticamente effettuate le elisioni in fase di aggregazione dei valori
• La definizione di KPI(indici) e delle regole per il calcolo e per la loro espressione
• Le regole per l’effettuazione di scritture di rettifica
• I reports necessari alla formalizzazione dei bilanci richiesti, con la messa a disposizione di stampe di controllo e di dettaglio per la verifica del lavoro svolto
• I reports che consentono il confronto fra bilanci di periodi diversi (storicizzaizone)
• I reports che riportano gli andamenti degli indici di bilancio nel tempo

Siamo a vostra disposizione